Elektronisch, praktisch, gut - Ihre Arbeitsabläufe

(Mynewsdesk) Nürnberg, 04. August 2015: Spätestens, wenn es darum geht, einen Nachfolger für die eigene Kanzlei zu finden, spielt die Effizienz der Arbeitsabläufe eine entscheidende Rolle. Den zentralen Schlüssel zu mehr Wirtschaftlichkeit liefern heute die vielfältigen Möglichkeiten der Digitalisierung. Aber auch der Chef bzw. die Chefin selbst - häufig Umsatzbringer Nummer eins - trägt mit seinem/mit ihrem persönlichen Zeitmanagement entscheidend dazu bei.

Es soll sie ja immer noch geben, die dienstälteren Steuerberater , die ihre Assistentinnen bitten, jede an sie gerichtete E-Mail auszudrucken und sie ihnen in der Dokumentenmappe vorzulegen. Vermutlich werden sie aber immer weniger, denn es hat sich herumgesprochen, dass die so genannten Medienbrüche - von digital auf Papier und zurück - viel Zeit und Geld kosten.

Die Beratungsrealität spielt sich ungeachtet dessen in vielen Steuerberatungskanzleien heute trotzdem noch überwiegend auf dem Papier ab. Manche Mandanten bringen die sprichwörtlichen Kartons, chaotisch mit Belegen befüllt, die ordentlicheren liefern brav ihren Pendelordner am Ende des Monats ab. Die Konsequenzen daraus sind sowohl für den Steuerberater als auch für den Mandanten unbefriedigend: Die Kanzlei sichtet und sortiert, der Mandant sucht und telefoniert, so er einen Beleg benötigt, der gerade weg ist, und strapaziert dadurch die Geduld der Steuerfachangestellten, die wiederum eine Menge Arbeitszeit verlieren.

Erklärtes Ziel: Medienbrüche vermeiden

Wer sich vom Papier verabschiedet - und das ist mittlerweile problemlos möglich - spart sich diesen Aufwand. Beim digitalen Belegwesen scannt der Mandant jede Rechnung, die er erhält, unmittelbar ein und schickt sie gleichzeitig digital per Belegverwaltung online ans Rechenzentrum der DATEV . Nicht nur er selbst, sondern auch sein Steuerberater hat anschließend dort jederzeit Zugriff auf alle gespeicherten Belegbilder. Die Weiterverarbeitung erfolgt in der zwischen beiden vereinbarten Aufgabenteilung.

Für die Kanzleiorganisation hat die Digitalisierung den entscheidenden Vorteil, dass die Buchführungsarbeiten kontinuierlich erledigt werden können. Bei der Abschlusserstellung sind zudem immer alle fraglichen Belege sofort greifbar, und auch jenseits der digitalen Buchführung tun sich gewaltige Arbeitserleichterungen auf, etwa über die automatisierte Kommunikation mit Banken und Sparkassen über das Modul Zahlungsverkehr. Dieses fragt Kontobewegungen automatisch ab oder erstellt vorab definierte Überweisungsaufträge und unterbreitet auch gleich die dazu passenden Buchungsvorschläge.

Wichtige Etappe: Mandanten überzeugen

Eine ganze Reihe von Kanzleien hat diese Vorteile natürlich längst erkannt und daher setzen auch immer mehr Steuerberater die entsprechenden Module ein. Doch nur ein Teil der Mandantschaft wird tatsächlich digital verbucht, der - meist größere - Rest deckt die Kanzlei weiterhin unbeirrt mit Papier ein.

Es sei nicht verhehlt, dass genau darin derzeit die Hauptschwierigkeit vieler Berater liegt: Sie müssen im Grunde jeden einzelnen ihrer Mandanten davon überzeugen, auf den digitalen Zug aufzuspringen. Denn erst wenn alle Mandate tatsächlich digital verbucht werden, lässt sich die derzeitige Praxis von zwei parallelen Arbeitsprozessen - alles andere als ein Paradebeispiel von Effizienz - beenden. Das erfordert neben Zeit auch gute Argumente in der Kommunikation. Dennoch sollten Berater diese Herausforderung zügig angehen. Denn je eher sie ihre Mandanten davon überzeugen, sie auf dem Weg zur Digitalisierung zu begleiten, desto schneller stellen sich Verbesserungen in der Wirtschaftlichkeit ein. Und im DATEV-Umfeld sind die digitalisierten Daten auch bestmöglich vor dem Zugriff Unbefugter geschützt.

Argumentationshilfe: Auslaufmodell Papierablage

Bisher gab es auch Vorbehalte, weil die Ansicht bestand, aus rechtlichen Gründen müssten Papierbelege wegen der Aufbewahrungsfristen auch dann aufbewahrt werden, wenn sie eingescannt wurden. Diese Vorbehalte dürften nun schwinden. Denn in einer Simulationsstudie der Universität Kassel entschieden die beteiligten Richter In der Mehrzahl der Fälle, dass eine elektronische Kopie vor Gericht als Beweis ausreicht, wenn sie richtig eingescannt und je nach Dokumentenklasse eventuell noch digital signiert ist. "Das Relikt Papierablage kann vor dem Hintergrund unserer Studie in Zukunft hoffentlich bald über Bord geworfen werden", sagte Prof. Alexander Roßnagel vom Institut für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel nach der zweitägigen Veranstaltung in den Räumen der DATEV in Nürnberg. "Für Millionen von Unternehmen - insbesondere für den Mittelstand - bedeutet das künftig eine enorme Entlastung bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen."

Interessant in diesem Zusammenhang könnte insbesondere das Fazit von Ulrich Schwenkert, Vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg sein, der im Rahmen der Studie "im Namen der Wissenschaft" die finanzgerichtlichen Streitfälle zu klären hatte: "Im Regelfall dürften selbst die eigenhändig ohne besondere Vorkehrungen eingescannten Belege nicht zu einem Rechtsnachteil führen."

Unbestechliche Juroren: Mandanten, Mitarbeiter und Käufer

Ohnehin werden in einigen Jahren fast alle Mandanten von sich aus nur noch digital Dokumente austauschen. Bis dahin abzuwarten ist allerdings keine Alternative. Gerade unter Werterhaltungsgesichtspunkten ist es für jede Kanzlei schlichtweg ein Muss, stetig neue Mandanten hinzuzugewinnen. Aber attraktive Neumandate, also vielversprechende, erfolgreiche und zukunftsfähige Unternehmen jeder Größenordnung und jeden Alters, haben mehrheitlich die alte papierene Geschäftswelt längst hinter sich gelassen und erwarten von ihrem Berater zu Recht genau dasselbe.

Auch jüngere Mitarbeiter verspüren heute wenig Lust, sich mit antiquierten Arbeitsabläufen herumzuschlagen - ob sie nun schon zu den "digital natives" gehören oder nicht. Sie suchen ihre Arbeitgeber gezielt nach dem Kriterium aus, ob sie in der jeweiligen Kanzlei ihre Aufgaben mit einer Technik auf der Höhe der Zeit erledigen und dadurch selbst up to date bleiben und von der Flexibilität der neuen technischen Möglichkeiten profitieren.

Noch mehr als diese beiden Gruppen achten potenzielle Nachfolger respektive Käufer oder Juniorpartner auf die Effizienz der Arbeitsabläufe in einer Kanzlei, in die sie investieren wollen. Dies gilt sowohl für Existenzgründer als auch für etablierte Kanzleien, die durch Kauf wachsen wollen. Sie gelten mittlerweile im Übrigen als wichtigste Interessentengruppe und sind in der Regel äußerst professionell organisiert. Jede Kanzlei, die als Kaufobjekt attraktiv sein will, muss daher ebensolche technischen Voraussetzungen mitbringen, um nach einer Übertragung eine schnelle Integration zu gewährleisten.

Persönliche Voraussetzung: Mehr Zeit für Beratung gewinnen

Neben der Qualität der (digitalen) Organisation der Kanzlei entscheidet auch der ganz persönliche Umgang mit der vorhandenen Arbeitszeit maßgeblich über die Wirtschaftlichkeit. Jeder weiß: Wenn man endlich einmal konzentriert bei einer Sache bleiben könnte, ließen sich die meisten Dinge deutlich schneller erfolgreich abschließen. Doch genau das Gegenteil ist die tägliche Realität in deutschen Büros: pausenlos ploppen E-Mails auf, die postwendend beantwortet sein wollen, Mandanten rufen häufig an, Mitarbeiter haben unzählige Fragen - überspitzt formuliert halten sich alle irgendwie gegenseitig ständig vom Arbeiten ab.

Eine Möglichkeit, den ständigen Störungen der Konzentration beizukommen, ist die Festlegung einer "kommunikationsfreien" Zeit. Während einer definierten Spanne - etwa Dienstag oder Mittwoch nachmittags - hat jeder Mitarbeiter und selbstverständlich auch der Chef ein Zeitfenster, in dem er ungestört genau die Dinge abarbeiten kann, die hohe Konzentration erfordern. Ob die Kanzlei während dieser Zeit ganz geschlossen werden soll, ist sicherlich eine Überlegung wert. Es gibt Steuerberater, die dies so handhaben. Das Resultat ist ein deutlich schnelleres und besseres Erledigen komplexer Aufgaben und die Chance, die gewonnenen Freiräume für zusätzliche Beratungsgespräche zu nutzen. Das steigert den Beratungsumsatz - der wiederum ein wichtiger Werttreiber im Hinblick auf eine etwaige Veräußerung ist.Ganz konkret: mehr erfahren

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