Mehr KI, weniger Betrug: Warum die große Compliance-Welle ausbleibt

Kommentar von Sebastien Marchon, CEO von Rydoo

Rollt tatsächlich eine Welle an Compliance-Problemen und Betrugsversuchen bei Mitarbeiter-Ausgaben auf Unternehmen zu? Schon heute haben 14 % aller Mitarbeiter-Belege einen Compliance-Konflikt, der zu falschen Zahlungen führen kann. Dass nun ein jeder Rechnungen in Minuten fälschen könnte, wurde heiß diskutiert. Dennoch lautet die Antwort nein. Ganz im Gegenteil werden Betriebe deutlich weniger Zeit dafür benötigen, zu prüfen, ob Belege alle Regeln einhalten.

Für viele mag diese Schlussfolgerung zunächst eine Überraschung sein. Dennoch ist sie konsequent. Das hat vor allem drei Ursachen:

Grund 1: KI macht Grenzen dynamisch

Was viele bislang noch nicht auf dem Schirm haben, ist, dass KI dazu beitragen kann, die Vorschriften an sich dynamischer zu machen. Bedürfnisse und Preise ändern sich. Obergrenzen und Verbote, die gestern noch aktuell waren, können mittlerweile in der Praxis untauglich geworden sein. Wenn Unternehmen ihre Belege digital verwalten, kann die KI neue Muster erkennen und darauf reagieren. Treten beispielsweise neue Ausgabenmuster auf oder entstehen an bestimmten Stellen plötzlich häufig Konflikte, dann wird die KI hierzu Vorschläge machen können, wie die betriebsinternen Regeln angepasst werden sollten. Das spart Zeit und sorgt für Flexibilität.

Grund 2: KI ist der bessere Prüfer

Der zweite Grund, warum sich Finance-Teams weniger mit Überprüfen von Belegen befassen müssen, ist bekannter: Durch die Verbreitung von künstlicher Intelligenz und Machine Learning sind auch Tools und Features verfügbar, die Compliance-Checks automatisiert in Echtzeit durchführen. Diese beruhen darauf, dass die einzelnen Positionen auf eingescannten Rechnungen mit Hilfe von Datenbanken ausgewertet werden und dann auf Übereinstimmung mit definierten Compliance-Regeln abgeglichen. Mögliche Konflikte hebt das System hervor und erkennt dabei auch KI-Fakes. Schon vor der Buchhaltung kann das System also entscheiden, ob es den Beleg überhaupt weiterreicht oder sofort ablehnt. Nicht zuletzt ist die KI deutlich besser darin als die meisten menschlichen Prüfer, verdächtige Muster zu erkennen und darin, jedes Detail im Kopf zu haben.

Grund 3: KI klärt Mitarbeiter auf

Ein letzter Aspekt liegt darin, dass mit solchen Tools, Mitarbeiter schon beim Einreichen transparent informiert werden, wenn bei ihrer Rechnung möglicherweise Probleme auftreten. Eine Auswertung von Rydoo zeigt, dass hinter 64 % aller Probleme Versehen oder Nichtwissen stecken, nicht etwa böse Absicht. Werden Mitarbeiter bereits beim Scannen hingewiesen, lernen sie nach und nach automatisch, worauf sie achten sollten. Auch dadurch sorgt KI für weniger Verstöße.
Über Rydoo:
Rydoo ist ein führendes B2B SaaS-Unternehmen mit einer Plattform für intelligentes Spesenmanagement, die Spesenflüsse automatisiert und durch einfachere Erstattungszyklen für mehr Komfort, Compliance und Kontrolle im Prozess der Spesenabrechnung sorgt. Mit einer mobilen sowie Web-basierten App können Mitarbeiter effizient Ausgaben in Echtzeit erstellen, einreichen und genehmigen. Finanzteams können die flexible Lösung in ihre HR-, Finanz- und ERP-Tools integrieren. Weiterhin können sie mit Rydoo die Ausgabenmuster und Fahrer des Unternehmens identifizieren und sicherstellen, dass Kilometerabrechnungen und Pauschalvergütungen überall konform sind. Rydoo verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Branche. Ein Team von 150 Mitarbeitern in acht Ländern weltweit unterstützt mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München.
Seit Juni 2024 ist Eurazeo Mehrheitsaktionär von Rydoo. Eurazeo ist eine führende europäische PE-Firma und Investmentgruppe mit einem Vermögen von über 35 Milliarden Euro, die in über 600 Unternehmen weltweit investiert hat.
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