SCHOTT verwaltet globale Reisekosten dank Rydoo mit 80 % weniger Aufwand

Anwenderbericht von Rydoo

Häufige Dienstreisen in verschiedene Länder und Kontinente haben bei der SCHOTT AG jeden Monat 50 bis 80 Stunden manuelles Abarbeiten von Belegen bedeutet. Heute ist das Geschichte und der Aufwand ist auf etwa 20 % dieser Zeit gesunken. Mitarbeiter bekommen ihre Erstattung für Reisekosten und Spesen so schnell und zuverlässig wie nie zuvor - in allen Standorten weltweit. Geschafft hat SCHOTT das mit der intelligenten Plattform von Rydoo.

Circa 17.000 Angestellte, verteilt auf 30 Länder mit jeweils eigenen Systemen und Vorschriften, führten beim Erstatten von Mitarbeiterbelegen naturgemäß zu viel manuellem Aufwand, einer hohen Anfälligkeit für Fehler und zu Verzögerungen. Die SCHOTT AG hat sich daher entschieden, ihr Spesenmanagement zu digitalisieren. Ihre Wahl fiel dabei auf Rydoo. Den finalen Ausschlag gab neben der reibungslosen Integration in das SAP-System von SCHOTT und der globalen Kompatibilität von Rydoo vor allem die Geschwindigkeit des Rollouts.

SCHOTT brauchte ein System, das weltweit funktioniert

Eine längere Implementierungsphase war angesichts der weltweiten Tätigkeit ein No-Go. Die Kosten dadurch wären zu hoch gewesen. Im Setup-Prozess von Rydoo aber konnte SCHOTT alle HR-Daten in kürzester Zeit in das neue System übertragen. Ein langes Einarbeiten der Angestellten war ebenfalls nicht nötig. Sehr vieles erklärte sich durch das intuitive Design von selbst und offene Fragen wurden in Tutorials oder Kick-Off-Sessions geklärt.

Auch das individuelle Anpassen an verschiedene Länder hatte hohe Priorität. Ein simples Beispiel für die spezifischen Anforderungen verschiedener Länder ist, dass Mitarbeitende aus wärmeren Regionen für Reisen in kühlere Gebiete Zuschüsse für klimatisch angemessene Kleidung bekamen. Oder aber das Vereinigten Königreich mit der Verpflichtung, dass Spesen umgehend eingereicht werden müssen, nicht erst Monate später. Rydoo unterstützt standardmäßig die Regularien diverser Länder und lässt sich außerdem individuell für spezifische Anforderungen und Policies konfigurieren.

"Mit der wichtigste Faktor für uns war eine möglichst kurze Rollout-Phase. In Malaysia haben wir nur wenige Tage gebraucht, um auf Rydoo umzustellen.", berichtet Claudia Grosch, Process Manager for Financial Systems and Services, bei SCHOTT. "Unsere Mitarbeiter auf der ganzen Welt sind mit Rydoo schnell klar gekommen, weil das Interface so intuitiv ist. Und unsere Buchhaltung hat nun etwa 80 % weniger Aufwand als zuvor. Gleichzeitig haben wir so wenige Compliance-Probleme wie noch nie, da Rydoo mögliche Verstöße automatisch markiert. Wir sind froh, diesen Schritt gemacht zu haben."
Über Rydoo:
Rydoo ist ein führendes B2B SaaS-Unternehmen mit einer Plattform für intelligentes Spesenmanagement, die Spesenflüsse automatisiert und durch einfachere Erstattungszyklen für mehr Komfort, Compliance und Kontrolle im Prozess der Spesenabrechnung sorgt. Mit einer mobilen sowie Web-basierten App können Mitarbeiter effizient Ausgaben in Echtzeit erstellen, einreichen und genehmigen. Finanzteams können die flexible Lösung in ihre HR-, Finanz- und ERP-Tools integrieren. Weiterhin können sie mit Rydoo die Ausgabenmuster und Fahrer des Unternehmens identifizieren und sicherstellen, dass Kilometerabrechnungen und Pauschalvergütungen überall konform sind. Rydoo verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Branche. Ein Team von 150 Mitarbeitern in acht Ländern weltweit unterstützt mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München.
Seit Juni 2024 ist Eurazeo Mehrheitsaktionär von Rydoo. Eurazeo ist eine führende europäische PE-Firma und Investmentgruppe mit einem Vermögen von über 35 Milliarden Euro, die in über 600 Unternehmen weltweit investiert hat.
Für weitere Informationen besuchen Sie bitte: https://www.rydoo.com
Rydoo GmbH
Antonio Carvalho
Hendrik Consciencestraat 40/42
2800 Mechelen
+32 14 48 02 09

www.rydoo.com
antonio.carvalho@rydoo.com

Pressekontakt:
HBI GmbH
Corinna Voss
Hermann-Weinhauser-Straße 73
81673 München
rydoo@hbi.de
+49 89 99 38 87 -30
www.hbi.de


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