Der Weg zur elektronischen Rechnung ist frei
Veröffentlicht am: Freitag, dem 04. November 2011
Thema / Schwerpunkt: PresseMitteilungen zum Thema Recht & Gesetz
Das Steuervereinfachungsgesetz erleichtert den Versand von Rechnungen per E-Mail, da keine Signaturen mehr erforderlich sind.
Erstellen, ausdrucken, kuvertieren, frankieren und anschließend noch zum Briefkasten bringen: Der traditionelle Rechnungsversand per Briefpost umfasst viele Arbeitsschritte und erscheint Unternehmen in Zeiten zunehmender Digitalisierung von Geschäftsprozessen oft nicht mehr zeitgemäß. Zudem müssen laufend Verbrauchsmaterialien und Briefmarken vorgehalten werden, was einen zusätzlichen Kostenfaktor darstellt.
Eine Alternative bildet der Versand von Rechnungen als E-Mail. Von einigen Unternehmen und Organisationen bereits eingesetzt, stellte sich hier aber bislang das Problem der digitalen Signatur, die zur Gewährleistung des Umsatzsteuerabzugs notwendig war.
Mit dem neuen Steuervereinfachungsgesetz, das vor kurzer Zeit in Kraft getreten ist, hat sich die Sachlage nun entscheidend verändert. Die Pflicht zur Signatur elektronischer Rechnungen ist de facto gefallen. Das bedeutet: Rechnungen können nun relativ einfach per E-Mail versendet werden. Die Nutzung teurer, komplizierter Zusatzlösungen für eine elektronische Signierung ist durch das Steuervereinfachungsgesetz in den meisten Fällen nicht mehr notwendig.
Nach dem Versand folgt die E-Mail Archivierung
Während die per Post verschickte Rechnung früher klassischerweise abgeheftet wurde, folgt für die per E-Mail gesendete Rechnung die digitale Archivierung. Die Notwendigkeit zur langfristigen Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen mit steuerrechtlicher Bedeutung (wie beispielsweise Rechnungen oder Belege) ergibt sich aus diversen Gesetzen und Vorschriften. Was dabei alles beachtet werden muss, ist relativ komplex zu fassen und reicht von Revisions- und Manipulationssicherheit über die unveränderte Aufbewahrung der Daten bis hin zu Fragen des Datenschutzes im Fall von privater E-Mail-Korrespondenz.
Mit der Mail Archivierung von REDDOXX sind Unternehmen auf der sicheren Seite, da alle rechtlichen und Compliance-Anforderungen berücksichtigt werden. Die Lösung, die das TÜV-Siegel „Geprüfte Archivierung“ trägt, archiviert alle verschickten und empfangenen geschäftlichen E-Mails vollautomatisch und kann mit allen gängigen Mail- und Speichersystemen genutzt werden.
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